KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – to nowoczesny system pozwalający na wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Już od 1 lipca 2024 roku (dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 roku) korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców. Nie wiesz, w jaki sposób korzystać z KSeF? Zastanawiasz się, jakie korzyści wynikają z użytkowania Krajowego Systemu e-Faktur? Odpowiedzi na te oraz wiele innych pytań dotyczących Krajowego System e-Faktur, znajdziesz w poniższym artykule.
KSeF – czym jest i do czego służy?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. KSeF został wprowadzony – jako rozwiązanie dobrowolne – 1 stycznia 2022 roku.
Za pomocą KSeF przedsiębiorcy mają możliwość:
- Nadawać, zmieniać lub odbierać uprawnienia do korzystania z opisywanej platformy, jak również informować o nadmienionych uprawnieniach,
- Wystawiać, otrzymywać oraz przechowywać przez okres 10 lat faktury ustrukturyzowanych tj. e-faktury,
- Oznaczać faktury ustrukturyzowane numerem identyfikującym daną fakturę w KSeF,
- Dokonywać analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- Informować o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana, nazywana także fakturą strukturyzowaną, to faktura dokumentująca sprzedaż usługi lub towaru, zapisana w formie ściśle opisanego przepisami pliku XML. Ma ona postać wyłącznie elektroniczną i wystawiana jest według odgórnie narzuconej struktury logicznej.
Faktura ustrukturyzowana zawiera określone informacje, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty, przedmiot sprzedaży, daty. Informacje te są zapisane według określonego standardu, czyli wspólnie ustalonego kryterium w postaci określenia kategorii danych, jakie faktura powinna zawierać. Faktura ustrukturyzowana może być wystawiona tylko za pomocą specjalnie w tym celu stworzonej platformy elektronicznej, czyli opisanego powyżej Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Zalety korzystania z KSeF i e-faktur
Faktury ustrukturyzowane przynoszą wiele korzyści dla przedsiębiorców, w tym:
- Zwiększenie efektywności pracy poprzez większą automatyzację, co umożliwia automatyczne księgowanie faktury przez system księgowy.
- Minimalizacja ryzyka błędu w odczytywaniu danych z faktury, ponieważ nie trzeba ich odczytywać.
- Brak konieczności archiwizacji faktur, co oznacza mniej papierowej dokumentacji do przechowywania.
- Standaryzacja i jeden wzorzec ułatwiający proces wystawiania faktur.
- Skrócenie zwrotu podatku VAT – podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot podatku VAT 20 dni wcześniej (po 40 dniach zamiast 60 dni; po złożeniu odpowiedniego wniosku).
- Przyspieszenie obrotu faktur.
- Bezpieczeństwo – dzięki pośrednictwu Ministerstwa Finansów będzie wiadome, że faktura trafiła do adresata.
- Prostsze rozliczanie faktur.
- Faktury będą przechowywane 10 lat w systemie.
- Ograniczenie nieuczciwej konkurencji.
- Ograniczenie potrzeby kontroli skarbowych.
Wszystko to przyczynia się do usprawnienia procesów biznesowych i finansowych przedsiębiorstw.
Program do KSeF – inwestycja w przyszłość czy zbędny wydatek?
Decyzja o zakupie programu do obsługi KSeF zależy od wielu czynników, takich jak ilość wystawianych faktur, potrzeba automatyzacji procesów księgowych, czy chęć skorzystania z korzyści płynących z fakturowania KSeF. Niemniej zakup wspomnianego oprogramowania z całą pewnością przyczyni się do:
- Zwiększenia automatyzacji i efektywność pracy – program do obsługi KSeF może zautomatyzować proces wystawiania i odbierania faktur, co może przyczynić się do zwiększenia efektywności pracy.
- Zagwarantowania zgodności z przepisami – programy tego rodzaju zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi i standardami bezpieczeństwa.
- Oszczędności czasu i kosztów – narzędzie może pomóc w obniżeniu kosztów księgowości i podniesieniu poziomu rozliczeń.
- Przygotowanie do obligatoryjnego KSeF – jak wspominaliśmy, już od 2024 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe, więc wcześniejsze przygotowanie z pewnością okaże się korzystne.
Jednak warto pamiętać, że wybór odpowiedniego oprogramowania jest kluczowy. Niektóre programy oferują ograniczoną liczbę darmowych faktur miesięcznie, a pełne funkcje są dostępne po zakupie licencji. Przy wyborze programu warto zwrócić również uwagę na jego funkcjonalność. Jaki zatem program wybrać?
SimplyMobilePlus – program workflow z obsługą KSeF
Program zapewnia pełną obsługę dla faktur sprzedażowych oraz ich bezpośrednią wysyłkę na platformę KSeF MF. Narzędzie od SimplyMobilePlus rejestruje każdy krok procesu przygotowania deklaracji/raportu i zapewnia archiwizację danych wraz z historią zmian. Poza tym aplikacja pozwala na pobieranie danych z dowolnych źródeł, ich przetwarzanie oraz eksport.
