Lista obecności w pracy to dokument, który jest wykorzystywany do monitorowania frekwencji pracowników. Choć nie jest wymagana przez polskie prawo pracy, jest chętnie stosowana przez wiele firm. Pomaga ona pracodawcom w łatwym weryfikowaniu pracowników, którzy są obecni i nieobecni w danym dniu.
Czym jest lista obecności pracowników?
Lista obecności pracownika to dokument używany w firmach do monitorowania obecności i nieobecności poszczególnych pracowników. W liście zbierana jest m.in. informacja o rozpoczęciu i zakończeniu dnia pracy, która jest podstawą do prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Lista obecności powinna zawierać następujące dane:
- imię i nazwisko pracownika,
- stanowisko i dział pracownika,
- datę,
- godziny pracy,
- podpis pracownika potwierdzający obecność w danym dniu.
Czym różni się lista obecności i ewidencja czasu pracy?
Choć mogłoby się wydawać, że lista obecności i ewidencja czasu pracy są jednym i tym samym – w praktyce znacznie się od siebie różnią. Ewidencja czasu pracy to zapis wszystkich informacji dotyczących czasu pracy pracowników, takich jak liczba przepracowanych godzin, godziny nadliczbowe, praca w niedziele i święta, urlop czy zwolnienie. Jest ona obowiązkowa dla każdego pracodawcy i musi być sporządzana indywidualnie dla każdego pracownika.
Natomiast za pomocą listy obecności, pracownik potwierdza tylko swoją obecność w pracy, co później często jest wykorzystywane do sporządzania ewidencji czasu pracy.
Lista obecności w pracy a RODO
Aby prowadzić listy obecności zgodnie z RODO, należy zachować dotychczasowe dane jak data, dział, stanowisko, imię, nazwisko, godziny pracy i podpis pracownika. Ważne jest, aby listy te nie były dostępne publicznie. Nie należy na nich wskazywać także powodów nieobecności pracowników – wystarczy jednolity symbol, który dział kadr zinterpretuje odpowiednio w ewidencji czasu pracy. Pracownicy powinni informować jedynie przełożonego lub dział kadr o przyczynie nieobecności, nie zaś współpracowników. Listy mogą być prowadzone indywidualnie dla każdego pracownika, ewentualnie z wykorzystaniem przyporządkowanych numerów i podpisów.
Jak prowadzić listę obecności pracowników?
Lista obecności może mieć różne formy – od tradycyjnej wersji papierowej, przez elektroniczną, aż po potwierdzenie ustne. Wybór formy zależy od preferencji pracodawcy i specyfiki miejsca pracy. W przypadku listy obecności w formie papierowej pracownicy podpisują się na liście każdego dnia, potwierdzając swoją obecność.
Elektroniczna lista obecności zapewnia automatyzację wszystkich procesów – nie trzeba niczego samodzielnie liczyć ani podpisywać. Czas rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczba przepracowanych godzin wyliczane są automatycznie w narzędziu i zintegrowane z ewidencją czasu pracy. Dzięki temu oszczędza się czas i eliminuje ryzyko powstawania błędów.
Warto sprawdzić system Kadromierz, który oferuje właśnie takie funkcje jak rejestracja oraz ewidencja czasu pracy. Narzędzie ma dostępny bezpłatny okres próbny, dzięki czemu można przetestować go we własnej firmie za darmo.
